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            2. 善用U-Mail郵件系統處理辦公難題

              7月是畢業季,一批高校畢業生走出象牙塔,紛紛來到企業開始社會實踐的第一步,小芬便是其中的一員。容貌清秀氣質出眾的小芬在學校品學兼優,也因此順利的進入了全球500強C公司,成為一個部門總經理的助理, C公司人員規模龐大業務繁忙,內部同事之間及與客戶聯系都是通過公司自建的郵件系統進行。小芬畢竟是初出茅廬的雛鳥,在協助總經理處理一些事務時,無意中犯下了一些錯誤。

              先是小芬作為部門助理,要將部門每個人登記入冊,并根據他們的工作性質分配各自的郵箱空間大小,同時部門內要共享通訊錄;然后小芬作為管理員,需要代替總經理審核進出的郵件;接著小芬要經常將集團公司的規章制度和部門內的通知文件群發給小伙伴們,但小芬畢竟不是職場熟手,比較生澀,有時手忙腳亂,這不,有一次就不小心將職員甲的晉升加薪通知錯發到了乙的郵箱,小芬急得臉上直冒汗。經過這件事后,她專門打電話給公司的郵件系統運營商U-Mail,請教我們的客服及技術人員,U-Mail客服認真耐心的聽了小芬的經過后,逐一細致的回復了小芬的疑惑,手把手教會了她做相關操作:

              部門人員錄入并有效管理

              小芬可以規定,每位員工按照拼音來作為用戶名注冊郵箱,在同音情況下,再添加數字、符號等特殊標記組合,根據公司的樹形組織架構圖,把員工編入相應的部門內,同時登錄“部門管理后臺”進行本部門郵箱管理,如下圖所示:

              作為管理員,小芬可以:

              1、分配部門每個員工一定的郵箱空間大小;

              2、查看部門員工使用郵箱的狀態,比方說最后登錄時間、剩余空間大小;

              3、對某位員工的外發權限進行限制,凍結或者修改、刪除某位用戶;

              4、查看密碼設置簡單的員工,強制其更改為復雜程度更高更難破譯的密碼。

              5、根據關鍵詞快速搜索到目標用戶。

               

              共享通訊錄和建立郵件群發

              小芬可以在公司的超域管理后臺,選擇如下圖所示的“企業通訊錄共享”命令,彈出對話框如下圖:

              而要建立郵件群發,可以在web頁面登錄郵箱,點擊“寫信”按鈕,在“收件人”框中擊右鍵,彈出一個“選擇收件人”對話框,選擇一個分列群組,然后點擊發郵件給該組”按鈕。

              審核郵件機制

              小芬登錄主審的webmail郵箱,在郵箱左側命令列表中就有一個“郵件審核”區域,點擊后進行查詢和審核:

               

              郵件撤回

              郵件撤回這個功能特別實用,尤其是當現代人工作緊張業務繁忙導致忙中出錯時,如果郵件萬一發錯了對象,就能夠挽回影響。小芬要想撤回郵件,可以登錄webmail網頁郵箱,在發件箱找到需要撤回的郵件,如下圖:

              隨后勾選該郵件,點擊“郵件召回”按鈕,按照系統提示一步步進行,最終在“郵件召回記錄”中便可以查詢到結果是否已經被召回。

              U-Mail郵件系統(www.zavmu.icu)功能如此豐富全面,而操作又很簡易,還有很多企業有更多的需求,可以聯系U-Mail定制郵件系統或者進行二次開發!

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